ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Βαρετά meetings; Όχι πια! Πώς να τα κάνεις αποτελεσματικά και ενδιαφέροντα

Μιας και τα meetings απουσίαζαν για καιρό από την ρουτίνα σου, το να μπεις σε ''work mode'' είναι μια πρόκληση από μόνο του.


Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:

-Πώς θα μπεις ξανά σε πρόγραμμα στην δουλειά σου.
-Πώς τα meetings θα γίνουν πιο αποτελεσματικά με πρακτικούς τρόπους.


Μετά από την καραντίνα και τις διακοπές του καλοκαιριού, σίγουρα το να μπεις σε πρόγραμμα δεν είναι εύκολο. Συγκεντρώσαμε ωστόσο tips που σίγουρα θα σε βοηθήσουν να τα δεις με άλλο μάτι.

Προσπάθησε να μην διαρκούν πάνω από μισή ώρα

Τα πολύωρα meetings είναι κάτι σαν εφιάλτης. Προσπάθησε να αποφύγεις τις άσκοπες συζητήσεις και τα περιττά σημεία, και κράτησέ τα στο χρονικό όριο των 30 λεπτών. Σύμφωνα με έρευνες αυτός ο χρόνος είναι ο καταλληλότερος.

Όρισε μια συγκεκριμένη ημέρα στην οποία θα γίνονται

Είναι απλό: Όταν όλη η εταιρία βρίσκεται σε μια αίθουσα συνεδριάσεων, τότε κανείς δεν είναι παραγωγικός εκείνη την ώρα. Προσπάθησε να μην κάνεις πολλά meetings και όρισε μια συγκεκριμένη ημέρα κατά την οποία θα μαζεύεστε όλοι, είτε διαδικτυακά είτε φυσικά. Στείλε το απαραίτητο follow up με email και ανανέωσε το ραντεβού για την επόμενη εβδομάδα.

Μείνε στον χρόνο που έχει οριστεί

Χρησιμοποίησε ένα reminder που θα αναγράφει πόσα λεπτά έχετε ακόμα για να κλείσει η συνεδρίαση. Έτσι, θα αποφευχθούν οι άσκοπες και χρονοβόρες συζητήσεις και θα συζητηθούν όσα πραγματικά χρειάζεται χωρίς να υπερβαίνετε τον χρόνο που έχει οριστεί.

Γνωστοποίησε τον λόγο συνάντησης

Είναι βασικό η ομάδα σου να ξέρει για ποιον λόγο γίνεται η συνεδρίαση, ώστε να είναι όλοι ενημερωμένοι και έτοιμοι με σημειώσεις πριν ακόμα αρχίσει.

Τα walking meetings είναι το μέλλον

Όλος ο πλανήτης μιλάει για τα walking meetings και όχι άδικα. Βλέπεις την φύση, γυμνάζεσαι αλλά και φεύγεις για λίγο από το γραφείο, την ώρα που δουλεύεις. Μάλιστα, έρευνες έδειξαν ότι τα walking meetings βοηθούν τον εγκέφαλο να λύνει τα προβλήματα νωρίτερα.

Στείλε σημειώσεις με το τι θα συζητήσεις

Με το να στείλεις ο ίδιος σημειώσεις με το θέμα συζήτησης, κανείς δεν θα είναι απροετοίμαστος ή χωρίς ένα πλάνο λύσης για το πρόβλημα που συζητάτε στη συνεδρίαση.

Οι 3 ερωτήσεις που θα κάνουν την διαφορά

Προσπάθησε στο τέλος των meetings να ρωτάς τις παρακάτω ερωτήσεις:

  • Τι συμφωνήσαμε;
  • Ποιος θα το κάνει;
  • Μέχρι πότε;

Έτσι, οι συνεργάτες σου θα έχουν φύγει με έναν σκοπό και ένα πλάνο.

Κάνε ένα διάλειμμα για να συγκεντρωθείς, πριν ξεκινήσεις

Είναι βασικό να ξεκινάει μια συνεδρίαση με καθαρό μυαλό. Προτού ξεκινήσετε, πάρε ένα λεπτό με την ομάδα σου ώστε να συγκεντρωθείτε. Πάρτε 3 βαθιές αναπνοές, ανασυγκροτηθείτε και όλα θα είναι πιο εύκολα.

Κάντε μια επισκόπηση του περασμένου meeting

Στην αρχή της συνεδρίασης, κάντε μια μικρή επισκόπηση της περασμένης ώστε να δείτε τι πρόοδο έχετε κάνει. Σίγουρα θα νιώσουν όλοι ικανοποίηση με τα όσα έχουν καταφέρει, αλλά και θα θυμηθούν τυχόν εκκρεμότητες.

Το email είναι απαραίτητο

Πριν οριστεί μια συνεδρίαση, φρόντισε να έχεις δει τι μπορείς να στείλεις με ένα email ώστε να γίνει, και τι πρέπει να συζητηθεί κατ’ ιδίαν. Έτσι, δεν θα σπαταλήσεις τον χρόνο κανενός αν δεν χρειάζεται.

Άσε τα καθήκοντα και εστίασε στους στόχους

Μια καλή ερώτηση που μπορείς να θέσεις είναι: «Μπορεί αυτή η εκκρεμότητα να γίνει στόχος μας;» Η ομάδα σου αμέσως θα αναλάβει δράση αφού θα καταλάβει ότι πρόκειται για συλλογική δουλειά.

Να ξεκινάς με ευγνωμοσύνη

Να θυμάσαι ότι οι leaders δεν είναι μηχανές που αναθέτουν καθήκοντα. Όταν η ομάδα σου νιώσει την ευγνωμοσύνη σου που τους έχεις κοντά σου θα γίνει πιο παραγωγική και πιο αποτελεσματική.

Δοκίμασε meeting με πρωινό

Το να έχεις στην αίθουσα συνεδρίασης καφέ, τσάι, χυμό και λιχουδιές βοηθάει πολύ ώστε να νιώσουν όλοι πιο οικεία και πιο συγκεντρωμένοι. Αν οι πρωινές ώρες δεν σε βολεύουν, δοκίμασε τα μεσημεριανά meetings στην ίδια φιλοσοφία.

Άσε την τεχνολογία απ΄ έξω

Κινητά, iPads και άλλες συσκευές τεχνολογίας που δεν εξυπηρετούν τα θέματα της συνάντησης θα αποσπάσουν την προσοχή των συμμετεχόντων και σίγουρα είναι κάτι που κανείς δεν θέλει.

Πρόσεξε ποιους καλείς

Τα πρόσωπα που απαρτίζουν μια συνάντηση είναι το Α και το Ω. Επομένως, αυτός που συγκαλεί το meeting πρέπει να είναι σίγουρος ότι έχει ζητήσει να συμμετέχουν τα κατάλληλα πρόσωπα.

Διάβασε ακόμα:

Ποια meetings να αποφεύγεις όταν δουλεύεις από το σπίτι

Πώς να κάνεις τα ψηφιακά meeting αποτελεσματικά και αποδοτικά

Ίσως σε ενδιαφέρει…

ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Εργασία από το σπίτι με άπειρα meetings; Πώς να τα περιορίσεις

ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Τα Walking Meetings Είναι Το Μυστικό Που Έψαχνες

ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Ποια meetings να αποφεύγεις όταν δουλεύεις από το σπίτι

Εγγραφή στο Thrive Newsletter

Thrive Global
Μην επιτρέπεις ποτέ το μέλλον να σε προβληματίζει. Θα το αντιμετωπίσεις, αν πρέπει, με τα ίδια όπλα της λογικής που σε εξοπλίζουν σήμερα εναντίον του παρόντος.

- Μαρκος Αυρηλιος

Ο ιστότοπος χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει πως θα έχετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία ως επισκέπτης. Όροι Χρήσης