THRIVING BUSINESS//

Ο κανόνας της μιας σελίδας. Εφάρμοσέ τον και δεν θα χάσεις.

Ένα απλό κόλπο για να πας τα meetings στο επόμενο επίπεδο.


Στα επόμενα 3 λεπτά θα μάθεις:

-Ποια είναι τα βήματα για να εφαρμόσεις τον κανόνα.
-Τι είναι το contact report.


Η επιτυχημένη διεξαγωγή ενός meeting απαιτεί σπάνιο ταλέντο, ισορροπία και ρυθμό. Πρόκειται για δεξιότητες που δεν είναι εύκολο να αποκτήσει κανείς, γι’ αυτό το λόγο τα καλά meetings είναι σπάνια. Ο Νίκος Χαρόπουλος mentor, coach και business consultant μας εξηγεί πως υπάρχει ένα πολύ αποτελεσματικό κόλπο που βασίζεται στο φυσικό ταλέντο και είναι πολύ εύκολο να τελειοποιήσεις. Ας το δούμε…

Τα meetings ως αναπόστατο μέρος κάθε σύγχρονης εταιρίας στοχεύουν στην αρμονική επιοκοινωνία σε οριζόντιο, κάθετο ή και διαγώνιο επίπεδο με πολλαπλούς στόχους που  εξυπηρετούν την στρατηγική κατεύθυνση, την ανάπτυξη και την εξέλιξη της επειχήρησης και των μελών της. Πόσο γενική τοποθέτηση, πόσο στρογγυλεμένη άποψη! Ωστόσο, από εδώ και πέρα θα δείς μια νέα θεώρηση, ένα νέο στύλ οργάνωσης ενός αποτελεσματικού meeting που θα σε φέρει σε μια νέα εποχή, τη θεώρηση του Νίκου Χαρόπουλου.

Ο κανόνας της μιας σελίδας

Ο κανόνας είναι απλός: Χώρεσε όλα τα θέματα σε μία σελίδα και σύναψε όλα τα απαραίτητα έγγραφα σε μια σελίδα, ανά θέμα. Μοιάζει απλό; Ναι, αλλά δεν είναι.

Οι άνθρωποι θα πάρουν μια σελίδα, θα τη σκεφτούν, θα τη μελετήσουν και θα την κατανοήσουν. Τη στιγμή που ένα έγγραφο ξεπερνά τη μια σελίδα, αρχίζουν να εκδηλώνονται αρνητικά συναισθήματα, όπως η εξάντληση, η σύγχυση και η τελειομανία. Η μια σελίδα οδηγεί σε ταχύτητα και διαύγεια υψηλού επιπέδου. Θα μου πεις, «μα μια σελίδα; τι προχειρότητα είναι αυτή;». Εύκολα θα το αντικρούσω, αφού η οργάνωση ενός meeting σε μια σελίδα υποδηλώνει προσεκτική προετοιμασία. Πιστέψέ με, θέλει προσπάθεια να μαζέψεις τα σημαντικά, τα άκρως απαραίτητα, τα χρήσιμα για μια επιτυχημένη επαγγελματική συνάντηση. Άσε που θα βοηθήσει και στον περιορισμό της άκρατης πολυλογίας αφού οι συμμετέχοντες θα μαζεύουν τη σκέψη και την προσοχή τους στα ουσιώδη.

Τι λέτε, πάμε να δούμε 4 βήματα για να εφαρμόσεις αυτόν τον κανόνα;

Βήμα #1: Προσδιόρισε το πιο σημαντικό θέμα που θες να παρουσιάσεις.
Τι είναι αυτό που θες πραγματικά να δείξεις; Τη δυσκολία στην ανάπτυξη του νέου προϊόντος; τα έσοδα; την αύξηση των πωλήσεων; το κέρδος ανά προϊόν; την εβδομαδιαία εξέλιξη του τμήματός σου; Όποιο κι αν είναι το κύριο αντικείμενο, πρέπει να μείνει σε μια σελίδα. Ο εντοπισμός του κύριου ζητήματος καθιστά δυνατό τον περιορισμό των πληροφοριών. Αυτός είναι ο κανόνας.

Βήμα #2: Κράτα τις πολλές λεπτομέρειες για τον εαυτό σου.
Η στρατηγική επικοινωνίας που σου παρουσίασε η διαφημιστική εταιρία με τις επιμέρους λεπτομέρειες, την ανάλυση του ανταγωνισμού, την προβλεπόμενη αποτελεσματικότητα κ.ο.κ., πιστεύεις πως μπορεί να αναπτυχθεί με αποτελεσματικό τρόπο σε ένα meeting; Aν έχεις στη διάθεσή σου τους συνεργάτες σου με καθραό μυαλό για αρκετές ώρες, προσηλωμένους σε αυτό το γιγαντιαίο meeting, ίσως καταφέρεις να ανοίξεις αρκετά θέματα, ίσως προλάβεις αν απαντήσεις σε απορίες, ίσως μέχρι κάποια στιγμή η ροή της συνάντησης να ελέγχεται και να έχει κάποιο καλό αποτέλεσμα. Το πιθανότερο είναι από ένα σημείο και μετά, η κούραση να μεταλλαχθεί σε πίεση, ασάφεια, επαναλήψεις, ανούσια πολυλογία, αντιφάσεις, φαύλους κύκλους… Φαντάζεσαι πόσο θα μπορούσε να “απλώσει” ένα meeting με παρουσίαση οικονομικών στοιχείων, με ποσοτικές και ποιοτικές λεπτομέρειες, συγκριτικά στοιχεία και στατιστικές αναλύσεις! Αν δημιουργηθούν απορίες, απλώς εξήγησε τις επιπρόσθετες λεπτομέρειες στην ομάδα. Αν κάποιος όντως χρειάζεται να μάθει περισσότερα, κάνε μια ατομική συνάντηση μαζί του.

Βήμα #3: Στη μια σελίδα, βάλε πρώτα τη σύνοψη των πληροφοριών και μετά τα έγγραφα.                                                                    
Ιδανικά, οι πιο σημαντικές πληροφορίες που θα παρουσιάσεις, θα χωρέσουν σε ένα γράφημα ή πίνακα στην αρχή της σελίδας. Επομένως, το τέλος της σελίδας είναι ιδανικό για τη σύνοψη των πληροφοριών. Δεν περιέχει όλες τις λεπτομέρειες, αλλά μπορεί να περιλαμβάνει συνοπτικά μια περιγραφή των βημάτων που σε οδήγησαν στο παραπάνω συμπέρασμα. Βάζοντας τη σύνοψη στην αρχή, εστιάζεις στη μεγάλη εικόνα. Ξεκινώντας με τις λεπτομέρειες στην αρχή, θα κάνεις τους συμμετέχοντες να βαρεθούν και δεν θα τους αφήσεις να καταλάβουν το νόημα.

Βήμα #4: Κάνε bold, υπογράμμισε και χρησιμοποίησε διαφορετικά μεγέθη για να αντικαταστήσεις το λευκό χώρο.                            
Οι καλά τοποθετημένες επικεφαλίδες όχι μόνο συμβάλλουν στην κατανόηση, αλλά καλύπτουν χρηστικά και το λευκό χώρο. Χρησιμοποιώντας όλες τις δυνατότητες μορφοποίησης του κειμένου, βελτιώνεις την ανάγνωση της σελίδας. Το μάτι και το μυαλό θα εστιάσουν και θα αντιληφθούν ακόμη πιο εύκολα τα στοιχεία. Αντίστοιχα και η προφορική επεξήγηση από τη μεριά σου ως εισηγητής, θα πρέπει να έχει το κατάλληλο χρώμα και την ανάλογη ένταση. Προσοχή, οι υπογραμμίσεις και τα bold στο γραπτό δεν θα πρέπει να γεννήσουν και συναισθήματα. Μην ξεχνάς πως πρόκειται για μια επαγγελματική συνάντηση εργασίας, όπου το “αντικειμενικό” υπερισχύει της υποκειμενικής άποψης. Ασφαλώς και θα έχεις γνώμη, αλλά πρωτίστως καλείσαι να παρουσιάσεις, να αναλύσεις, να προτείνεις, να ζητήσεις, να πείσεις με στοιχεία και όχι με απλή διαίσθηση και επίκληση στο συναίσθημα. Αν θέλεις πραγματικά να πείσεις τους συναδέλφους σου εστίασε σε επιχειρήματα που βασίζονται στη λογική, περιορίζοντας το συγκινησιακό λόγο όπου κυριαρχεί το θυμικό.

Το τελευταίο βήμα;

Αυτοπεποίθηση. Αλήθεια πόσο σημαντική θεωρείται η ικανότητα να βασιζόμαστε στις δυνατότητές μας, στην επαγγελματική αξία, στην κρίση, στη δύναμη και στις δεξιότητές μας! Η εμπιστοσύνη στον εαυτό μας δεν είναι απαραίτητα ένα χαρακτηριστικό που αναφέρεται σε όλες τις πλευρές της ζωής μας. Μη μου πείς πως δεν έχεις γνωρίσει ανθρώπους με υψηλή αυτοπεποίθηση στον επαγγελματικό στίβο και χαμηλή αυτοπεποίθηση σε προσωπικό επίπεδο, στις διαπροσωπικπές σχέσεις, στις σχέσεις με το αντίθετο φύλο; Ίσως δίπλα στην αυτοπεποίθηση θα μπορούσαμε να αναλύσουμε και την αξία της αυτοεκτίμησης… το υπόσχομαι σε ένα επόμενο άρθρο!  

Ένα meeting είναι επιτυχημένο, όταν οι άνθρωποι φεύγουν ενημερωμένοι με καθαρό μυαλό και πιο ικανοί να κάνουν τη δουλειά τους με τα νέα δεδομένα, όπως αυτά αναπτύχθηκαν χωρίς σπατάλη χρόνου και κατανάλωση περιττής ενέργειας. Η μεγαλύτερη ελπίδα να το πετύχεις είναι να τους δώσεις μια σελίδα, για να το δουν μονομιάς και να το κατανοήσουν. Αν το κοινό σου φεύγει πιο αποδοτικό, πιο ενημερωμένο και λιγότερο αγχωμένο από όταν ήρθε, τότε ναι, έχεις πετύχει ένα καλό meeting.

Ασφαλώς, ο κανόνας της μιας σελίδας δεν αδιαφορεί για τα βασικά προαπαιτούμενα ενός αποτελεσματικού επαγγελματικού meeting. H σωστή ατζέντα, η ακρίβεια στους χρόνους, η καλή χρήση της τεχνολογίας βοηθούν τα μέγιστα. Όπως επίσης αμέσως μετά την ολοκλήρωση του meeting απαιτείται ένα αναλυτικό contact report με αναφορά σε όσα έχουν συζητηθεί, τις εκκρεμότητες που έχει αναλάβει ο καθένας και το χρονοδιάγραμμα διεκπεραίωσής τους.

Τώρα όλα αυτά, πόσο εύκολο είναι να προσαρμοσθούν στις νέες συνθήκες που βιώνουμε λόγω της επιδημίας του κορονοϊού με νέα δεδομένα και νέους δίαυλους επικοινωνίας; Ναι, η νέα καθημερινότητα μας οδήγησε σε μια βίαιη προσαρμογή επιχειρηματικής λειτουργίας. Μέσα σε αυτό το περιβάλλον κάθε τεχνική που δίνει αποτέλεσμα με ευελιξία, δημιουργεί νέα δεδομένα οργάνωσης για μια περισσότερη δημιουργική καθημερινότητα και το meeting της μιας σελίδας συντείνει σε αυτό το στόχο.

Μάθε περισσότερα για τον Νίκο Χαρόπουλο στο ­­­www.facelife.gr.

Διάβασε ακόμα:

Έχεις δίκιο! Δουλεύεις περισσότερο και κάνεις περισσότερα meetings

3 τρόποι που η ενσυναίσθηση θα σε κάνει πιο αποδοτικό στη δουλειά σου

Ίσως σε ενδιαφέρει…

ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Εργασία από το σπίτι με άπειρα meetings; Πώς να τα περιορίσεις

ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ//

Ποια meetings να αποφεύγεις όταν δουλεύεις από το σπίτι

THRIVING BUSINESS//

Καθημερινά σύντομα meetings, εβδομαδιαία meetings, ή καθόλου meetings;

Εγγραφή στο Thrive Newsletter

Thrive Global
Μην επιτρέπεις ποτέ το μέλλον να σε προβληματίζει. Θα το αντιμετωπίσεις, αν πρέπει, με τα ίδια όπλα της λογικής που σε εξοπλίζουν σήμερα εναντίον του παρόντος.

- Μαρκος Αυρηλιος

Ο ιστότοπος χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει πως θα έχετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία ως επισκέπτης. Όροι Χρήσης