Email Στις Διακοπές; Δεν Νομίζω!

Τι να κάνεις για να μην αφήσεις τα email να χαλάσουν τις διακοπές σου.





Στα επόμενα 2 λεπτά θα μάθεις:

- Γιατί να φτιάξεις ένα αυτόματο μήνυμα για το email σου.
- Τι να αποφύγεις για να μην δείξεις ότι είσαι διαθέσιμος.

Τα τελευταία χρόνια για πολλούς οι διακοπές όχι μόνο δεν είναι ευκαιρία για ξεκούραση, αλλά συχνά σημαίνουν περισσότερο και περισσότερο στρες. Το στρες των email, για να είμαστε ακριβείς. Οι άνθρωποι φαίνεται να αγχώνονται όταν ασχολούνται με τα mail τους, αν δεν έχουν επαρκή πρόσβαση σε αυτά ή όταν επιστρέφουν από τις διακοπές με τα εισερχόμενά τους να τους κατακλύσει. Ωστόσο, με λίγη προετοιμασία και μερικά ξεκάθαρα όρια, θα καταφέρεις να χαλαρώσεις στην παραλία κάτω από την ομπρέλα σου χωρίς laptop ή κινητό και να απολαύσεις τις διακοπές σου στο έπακρο.

Πριν φύγεις

Όπως προετοιμάζεις το σπίτι σου πριν την αναχώρησή σου, το ίδιο ισχύει και για τα mail σου. Έτσι, τα πράγματα θα είναι πολύ πιο εύκολα όταν επιστρέψεις. Οπότε, λίγες εβδομάδες πριν πας διακοπές, αφιέρωσε μερικές ώρες στο ξεκαθάρισμα των email σου. Επίσης, θα πρέπει να προετοιμάσεις τους συναδέλφους σου και τους πελάτες 10-15 μέρες πριν φύγεις. Στείλε τους ένα e-mail υπενθυμίζοντας  τις ημερομηνίες που θα λείπεις, ενημερώνοντάς τους για τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν αν χρειάζονται βοήθεια και ζητώντας τους να μην επικοινωνήσουν μαζί σου εκτός αν προκύψει κάτι επείγον. Φρόντισε να ζητήσεις όλες τις απαντήσεις που χρειάζεσαι 4-5 μέρες πριν το ταξίδι σου, ώστε να μπορέσεις να επικοινωνήσεις μαζί τους για οποιαδήποτε εκκρεμότητα. Με αυτόν τον τρόπο, θα καταφέρεις να μειώσεις δραστικά τον συνολικό φόρτο των e-mail σου. Τέλος, βάλε ένα αυτόματο μήνυμα πριν φύγεις του τύπου: “Είμαι εκτός γραφείου και δεν θα απαντήσω στα μηνύματα μέχρι τις 15 Αυγούστου”.

Extra Συμβουλή: Πρόσθεσε 1-2 μέρες στην ημερομηνία επιστροφής σου στο αυτόματο μήνυμα, ώστε να κερδίσεις χρόνο πριν αρχίσεις να λαμβάνεις μηνύματα σωρηδόν.

Όσο λείπεις

Αν είσαι από αυτούς που μπορούν να απομακρυνθούν από τα e-mail τους με μεγάλη ευκολία, τότε κάν΄το! Δεν υπάρχει τίποτα καλύτερο από το να απαλλαγείς από το άγχος της δουλειάς για μερικές μέρες χωρίς να σκέφτεσαι τις υποχρεώσεις που θα σε κυνηγήσουν όταν επιστρέψεις. Κάνεις διακοπές για να χαλαρώσεις και το δικαιούσαι χωρίς εκπτώσεις.

Αν, όμως, ανήκεις στην κατηγορία των ανθρώπων που τσεκάρουν διαρκώς και μανιωδώς τα email τους, ίσως η πλήρης αποσύνδεση δεν είναι κάτι που μπορείς να εφαρμόσεις. Γι’ αυτό, το καλύτερο που μπορείς να κάνεις είναι να ελέγχεις τα εισερχόμενά σου κάθε 1-2 μέρες από το κινητό σου και να μην δείξεις σημάδια διαθεσιμότητας. Οι παρακάτω παράγοντες είναι πολύ σημαντικοί και θα σε βοηθήσουν να τα καταφέρεις:

1.Χρησιμοποίησε το κινητό σου: Γιατί; Είναι πολύ πιο δύσκολο να παρασυρθείς μέσω τηλεφώνου-δεν μπορείς να γράψεις με ευκολία μεγάλα μηνύματα ή να αναζητήσεις πράγματα. Αλλά αν προκύψει κάτι επείγον, θα το δεις.

2.Μην δείξεις ότι είσαι διαθέσιμος: Είναι πολύ σημαντικό να αντισταθείς στον πειρασμό να απαντήσεις σε μη επείγοντα email, όσο εύκολα και γρήγορα κι αν είναι, γιατί δείχνουν στον αποστολέα ότι είσαι διαθέσιμος και απαντάς σε email. Τη στιγμή που οι άνθρωποι θα λάβουν οποιοδήποτε μήνυμα από σένα, θα νομίζουν ότι είσαι διαθέσιμος.

Όταν επιστρέψεις

Ό,τι κι αν επιλέξεις να κάνεις όσο λείπεις, τις πρώτες μέρες μετά την επιστροφή σου σίγουρα θα χρειαστείς μεγαλύτερη προσπάθεια για να ενημερωθείς για ό,τι συνέβη και να μπορέσεις να συμβαδίσεις. Δώσε στον εαυτό σου 2 μέρες για να προσαρμοστείς και απόφυγε τις σημαντικές προθεσμίες εκείνες τις ημέρες. Φρόντισε να μιλήσεις με το αφεντικό σου για οποιαδήποτε αλλαγή στις προτεραιότητες ή στο πρόγραμμα και ζήτα να σε ενημερώσει αν έχουν ξεκινήσει νέα project. Αν εσύ είσαι επικεφαλής κάποιας ομάδας, κανόνισε μία συνάντηση για να σε ενημερώσουν για το πώς πήγαν τα πράγματα ενώ έλειπες. Όλα αυτά θα σε βοηθήσουν να επανέλθεις ομαλά στη δουλειά μετά τις διακοπές.

Με λίγη προετοιμασία, λίγη αυτογνωσία και λίγο χρόνο όταν επιστρέψεις, μπορείς να εξασφαλίσεις την χαλάρωση και την ξεκούραση που χρειάζεσαι κατά τη διάρκεια των διακοπών σου. Καλή ξεκούραση!


Διάβασε ακόμα:

Η Παγίδα Της Αυτοβελτίωσης! Πώς Να Την Αποφύγεις

Πώς Να Διδάξεις Στο Παιδί Σου Την Ευγνωμοσύνη Για Τον Δάσκαλό Του


UNPLUG & RECHARGE