2 «Κόλπα» Για Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου!

Μάθε πού πρέπει να αφιερώνεις το 50% του χρόνου σου (και πού το άλλο 50%)!




Στα επόμενα 2 λεπτά θα μάθεις:

- Γιατί πρέπει να είσαι προδραστικός.
- Τι ποσοστό του χρόνου σου πρέπει να αφιερώνεις στην εξέλιξη και στη βελτίωση.

Συζητώντας με έναν φίλο σχετικά με το πώς τα πάμε με τις δουλειές μας, αυτό που μου είπε ότι τον ενοχλεί περισσότερο απ’ όλα είναι ότι σε καθημερινή βάση, τα πολλά και μικρά που έχει να κάνει τον αποσυντονίζουν κι έτσι καταλήγει να χάνει το focus από τον σκοπό και τους στόχους του.

Με άλλα λόγια, αυτό που μου είπε είναι ότι δεν έχει τον χρόνο που θα ήθελε για να κυνηγήσει τα projects που θέλει ή τελικά δεν έχει τη διάθεση να το κάνει, γιατί «σπάζεται» από τους περισπασμούς που προκαλούνται από τα πολλά μικρά και πολλές φορές άσχετα μικροπροτζεκτάκια. Χάνει την ενέργειά του σε μη σημαντικά αλλά ίσως επείγοντα.

Αυτή είναι μία από τις πιο κλασικές περιπτώσεις διαχείρισης χρόνου.

Και επειδή είμαι από την φύση μου αντιδραστική, αλλά πάντα έχοντας επιχειρήματα και αντιπροτάσεις, δεν θα μπω στη διαδικασία να αναφερθώ στο κλασικό matrix των «Επειγόντων και Σημαντικών» του Eisenhower (Αμερικανός στρατιωτικός και πολιτικός) το οποίο έγινε πολύ γνωστό από τον Stephen Covey, γιατί το θεωρώ ξεπερασμένο και μη λειτουργικό για τη σημερινή εποχή που ζούμε. Αν ήταν αποτελεσματικό, τότε πολύς κόσμος θα είχε ήδη λύσει τα προβλήματα που έχει με τη διαχείριση χρόνου εδώ και χρόνια.

Το να είσαι προδραστικός σημαίνει ότι αφιερώνεις χρόνο ώστε να προετοιμαστείς γι’ αυτό που έρχεται, αλλά και για να το διαμορφώσεις. Σημαίνει ότι αφιερώνεις χρόνο να δουλέψεις για τη δουλειά σου και όχι στη δουλειά σου. 

Σύμφωνα με τη δική μου εμπειρία, τόσο σε προσωπικό επίπεδο, όσο και σε επίπεδο συνεργατών, δύο «κόλπα» έχω βρει που «πιάνουν» και έχουν όντως αποτέλεσμα. Το πρώτο είναι το Project Management - Διαχείριση Έργου και το δεύτερο ο Κανόνας 50/50.

1.Project Management

Για πολλά χρόνια, η βασική μου δουλειά ήταν να διαχειρίζομαι projects. Η γνωστική μου βάση ως κάτοχος ενός MBA που είχα διδαχθεί Διαχείριση Έργων και Διαχείριση Χρόνου, πίστευα ότι μου ήταν αρκετή για να είμαι σε θέση να ολοκληρώνω τα projects μου στο χρόνο που έπρεπε, εντός φυσικού αντικειμένου και προϋπολογισμού και σε ένα πλαίσιο υψηλής ποιότητας.

Όμως, η πραγματικότητα με πρόδιδε. Δεν κατάφερνα σχεδόν ποτέ να είμαι «on time» και ενώ προσπαθούσα να εφαρμόσω το γνωστό matrix, όπως και άλλες μεθόδους διαχείρισης χρόνου, δεν ήμουν όσο αποτελεσματική θα ήθελα. Ώσπου γνωρίστηκα με το αληθινό Project Management. Με μία συγκεκριμένη πρακτική, η οποία βασίζεται στο πρότυπο του Project Management Institute. Τότε κατάλαβα ότι αν διαχειρίζεσαι τα projects σου χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες διεργασίες και διαδικασίες και μάλιστα το κάνεις συνειδητά, ξέρεις τι κάνεις και γιατί το κάνεις, όχι μόνο εσύ ως project manager γίνεσαι αποτελεσματικός διαχειριστής χρόνου, αλλά και όλη η ομάδα έργου.

Άρα λοιπόν, το πρώτο «κόλπο» που πιάνει πραγματικά είναι να εκπαιδευτεί κανείς στο εφαρμοσμένο Project Management και να το εφαρμόζει σε καθημερινή βάση, σε όλες τις εκφάνσεις της ζωής του. Κατά την υλοποίηση όλων των ιδεών του. Γιατί τα πάντα στη ζωή είναι projects!

2.O Κανόνας 50/50

Η ζωή μας τρέχει γρήγορα και εμείς προσπαθούμε να την προλάβουμε. Μια τέτοια εικόνα βλέπω κάθε μέρα. Έτσι όμως καταλήγουμε να παρασυρόμαστε και λόγω κεκτημένης ταχύτητας να μην καταλαβαίνουμε τι ακριβώς κάνουμε. Το ζητούμενο είναι να είμαστε ευέλικτοι και να αντιδρούμε άμεσα και αποτελεσματικά στις όποιες καταστάσεις. Για να το πετύχουμε αυτό πρέπει να είμαστε προδραστικοί και όχι απλά να αντιδρούμε αφού προκύψει κάτι.

Ο κόσμος είναι γεμάτος από ανθρώπους που είναι «busily bored.» Πέφτουν στην παγίδα να αντιδρούν αφότου συμβεί κάτι, χωρίς να είναι προετοιμασμένοι γι’ αυτό. Έτσι, βρίσκονται μόνιμα σ’ έναν φαύλο κύκλο, όπου ασχολούνται με ό,τι ήδη έχει γίνει και το αντικείμενο της δουλειάς τους περιορίζεται στο παρελθόν. Σε e-mails που ήδη έχουν σταλεί, σε news feeds που ήδη έχουν ποσταριστεί, σε μηνύματα που ήδη έχουν σταλεί, σε προβλήματα που ήδη έχουν δημιουργηθεί. Τελικά, φτάνουν να μην ασχολούνται με σημαντικά θέματα που αφορούν στο τώρα αλλά και το αύριο.

Το να είσαι προδραστικός σημαίνει ότι αφιερώνεις χρόνο ώστε να προετοιμαστείς γι’ αυτό που έρχεται, αλλά και για να το διαμορφώσεις. Σημαίνει ότι αφιερώνεις χρόνο να δουλέψεις για τη δουλειά σου και όχι στη δουλειά σου. Σημαίνει να ακολουθείς τον κανόνα 50/50.

Δηλαδή, το 50% του χρόνου σου τον ξοδεύεις για να ασχολείσαι με τα πολλά καθημερινά και μικρά θέματα και projects (ως ένας πολύ καλός project manager) και το άλλο 50% το αφιερώνεις στην εξέλιξη και στη βελτίωση, τόσο την προσωπική όσο και την επαγγελματική (αυτά τα δύο άλλωστε είναι ένα και το αυτό.)

Το αφιερώνεις ώστε να γίνεις πιο δημιουργικός. Αφήνεις χώρο για σένα. Κι αυτός ο χώρος θα σε ανταμείψει. Έτσι μαθαίνεις να βλέπεις μακριά, να κάνεις εκτιμήσεις, να παράγεις ιδέες οι οποίες αποδεικνύονται σωτήριες. Προλαβαίνεις τις κρίσεις. Είσαι ένα ή και πολλά βήματα μπροστά. Σχεδιάζεις projects, προϊόντα/υπηρεσίες, ομάδες και διαδικασίες και έτσι είσαι έτοιμος για άμεση δράση. Με αυτόν τον τρόπο γλιτώνεις από το να πέφτεις στην παγίδα της αντίδρασης αφού συμβεί κάτι. Γλιτώνεις από την παγίδα του να τρέχεις πίσω από τις εξελίξεις. Γίνεσαι agile και σταματάς να είσαι busily bored.

Και το πιο σημαντικό απ’ όλα! Ασχολείσαι με τον σκοπό σου, με τους στόχους σου και έτσι έχει νόημα η ζωή σου.

Και για να το πετύχεις αυτό χρειάζεσαι «ήσυχο και μοναχικό χρόνο» όπως μου αρέσει να λέω. Να κλείνεις κινητά και υπολογιστές. Να πηγαίνεις μία βόλτα. Να παίζεις. Να έχεις έναν χώρο «αναλογικό» και όχι ψηφιακό, όπου με χαρτί και μολύβι θα γράφεις ή θα ζωγραφίζεις ό,τι καινούργιο σου έρχεται σαν ιδέα. Θα μαθαίνεις μέσα από διαδικασίες cross-training. Θα χαζεύεις ή δεν θα κάνεις τίποτα, αφήνοντας έτσι το μη συνειδητό να λειτουργήσει υπέρ της δημιουργικότητας και της μετα-καινοτομίας.

Συμπέρασμα;

Δεν χρειάζεται λοιπόν να απαντάς αμέσως σε emails, να τρέχεις αμέσως σε κάθε υποτιθέμενη κρίση που προκύπτει, να παρακολουθείς συνεχώς τι γίνεται στο twitter μήπως χάσεις τις εξελίξεις. Δημιούργησε τον δικό σου «τρόπο» να υπάρχεις και οι άλλοι θα «εκπαιδευτούν» στο να τον σέβονται. Μην επιτρέπεις να σε καταπιεί το «παρελθόν.» «Πάγωσε» λοιπόν το χρόνο κατά 50% και δες και την κβαντική του διάσταση.

Φυσικά, όπως τίποτα σ’ αυτή τη ζωή που οδηγεί στην εξέλιξη, δεν είναι εύκολο. Για να γίνεις προδραστικός χρειάζεται να ενοποιήσεις τα δύο «κόλπα». Να γίνεις ένας καλός project manager και να εφαρμόζεις καθημερινά τον κανόνα 50/50. Και για να το κάνεις αυτό απαιτείται εσωτερική πειθαρχία, αυτο-παρακίνηση (η μεγάλη πρόκληση!) και σκληρή δουλειά.

Όμως τα αποτελέσματα σε ανταμείβουν και νιώθεις ότι τελικά ζεις αληθινά! Είναι ο μόνος τρόπος, αν θέλει κάποιος να συνεχίσει να ζει μέσα σ’ αυτό το σύστημα (και όχι να πάρει τα βουνά!) και να παράξει και να υλοποιήσει ιδέες με αξία προκαλώντας θετική αλλαγή, ζώντας το «Γιατί» του.


Αρχική δημοσίευση από την Δήμητρα Ζερβάκη στο epixeiro.gr


Διάβασε ακόμα:

Πρόβλημα Διαχείρισης Χρόνου Ή Πρόβλημα Διαχείρισης Προτεραιοτήτων;

Γιατί Ποτέ Δε Μας Φτάνει Ο Χρόνος; 

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ