Τι Να Κάνεις Όταν Το Πρόγραμμά Σου Είναι Φορτωμένο

Διαχειρίσου σωστά το χρόνο και τις υποχρεώσεις σου με 4 βήματα.


 Credit: Glenn Carstens-Peters/Unsplash

Έχεις μπροστά σου τη λίστα με όλα όσα πρέπει να κάνεις και απλά την κοιτάς, χωρίς να μπορείς να αφαιρέσεις κάτι από αυτήν. Έχεις να διαχειριστείς πολλά projects, emails και πολλά μηνύματα και άλλες τόσες υποχρεώσεις που αφορούν στην προσωπική σου ζωή. Η λίστα σου διαρκώς αυξάνεται, με αποτέλεσμα εσύ να αισθάνεσαι αρκετά στρεσαρισμένος. Πώς μπορείς να συγκεντρωθείς και να τα προλάβεις όλα;

Πολλές φορές δεν ξέρεις καν από πού να αρχίσεις. Κι όμως είναι στο χέρι σου να τα διαχειριστείς όλα. Η Μαρία Παπάζογλου, πιστοποιημένη Career & Life Coach σου προτείνει 4 βήματα.

Βήμα #1: Επιλογή

Είτε ξεκινάς τώρα την ημέρα σου είτε την έχεις ήδη ξεκινήσει και αντιμετωπίζεις ένα χάος πρέπει να βρεις έναν τρόπο να συγκεντρωθείς και το πρώτο βήμα είναι η επιλογή. Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξεις με τι πρέπει να ασχοληθείς βάζοντας  προτεραιότητες: τι πρέπει να γίνει τώρα, τι πρέπει να γίνει σήμερα, αυτήν την εβδομάδα και τι μπορεί να περιμένει. Πρέπει να δεις τι επείγει, τι είναι σημαντικό και το όχι. Πώς θα το κάνεις αυτό;

1.Επίλεξε από όλα όσα πρέπει να γίνουν σήμερα

Φτιάξε μία μικρή λίστα με όλα όσα πρέπει να γίνουν σήμερα, ειδικά όλα όσα είναι σημαντικά και επείγοντα και αποτελούν απαραίτητη προϋπόθεση για τα project σου. Μην επιλέξεις όμως περισσότερα από όσα μπορείς να διεκπεραιώσεις - δεν είναι απαραίτητο ότι πρέπει να γίνουν όλα σήμερα και φυσικά δεν χρειάζεται να απαντήσεις σε κάθε email ή μήνυμά σου την ίδια στιγμή, ενώ εσύ έχεις ορίσει άλλες προτεραιότητες. 

2.Άφησε μερικά για αύριο ή για τις υπόλοιπες ημέρες της εβδομάδας

Αν έχεις μία προθεσμία που μπορείς να την μεταφέρεις, κάνε το. Μοίρασε τις δουλειές που έχεις να κάνεις για κάθε ημέρα της εβδομάδας και σκέψου τι δεν είναι τόσο σημαντικό που μπορεί να περιμένει. Προσοχή στην αναβλητικότητα. Μπορεί να σε πάει πολύ πίσω και έτσι εσύ να μεταφέρεις τις ίδιες εκκρεμότητες ξανά και ξανά με τα γνωστά αποτελέσματα. 

3.Περιόρισε ό,τι μπορείς

Τι σημαίνει αυτό; Ότι μπορείς να μην απαντήσεις σε email που δεν είναι τόσο σημαντικά, ενώ όταν πρόκειται για κάτι επαγγελματικό, μπορείς να απαντήσεις ότι έχεις λάβει το μήνυμα και θα ανταποκριθείς μέσα σε ένα χρονικό περιθώριο που εσύ θα ορίσεις, εφόσον αυτό είναι εφικτό. Επίσης μπορείς να πεις “όχι” και να μην ασχοληθείς με projects που δεν προλαβαίνεις. Περιόρισε ό,τι μπορείς, φτιάξε μία λίστα με το τι μπορείς να μην κάνεις και δες πώς μπορείς να ασχοληθείς με όλα αυτά, κάποια άλλη στιγμή.

Το πρώτο βήμα έγινε. Έχεις πλέον μία λίστα με πράγματα που μπορείς να χειριστείς. Τώρα μπορείς να προχωρήσεις στο επόμενο και να επιλέξεις ένα μόνο πράγμα.

Βήμα #2: Εστίασε σε ένα μόνο πράγμα

Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να κάνεις, σε αγχώνουν και σε εμποδίζουν να συγκεντρωθείς. Ήρθε η στιγμή να επιλέξεις μόνο ένα από όλα αυτά και να επικεντρωθείς σε αυτό για τουλάχιστον 50 λεπτά. Αν χρειάζεσαι κι άλλο χρόνο, μπορείς να κάνεις ένα διάλειμμα λίγων λεπτών, να σηκωθείς, να κινηθείς, να πιείς νερό, έτσι ώστε να ανανεωθείς και να συνεχίσεις για ακόμα 50 λεπτά με πλήρη συγκέντρωση.  

Η λίστα που έφτιαξες στο προηγούμενο βήμα θα σε βοηθήσει να τα καταφέρεις. Όταν ένα task σου είναι σε προτεραιότητα, άφησε στην άκρη όλα τα υπόλοιπα και μείνε μακριά από οτιδήποτε μπορεί να σου αποσπάσει την προσοχή, εφαρμογές, ειδοποιήσεις, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ακόμα και το κινητό σου.

Όταν το ολοκληρώσεις - και μόνο τότε - μπορείς να επιλέξεις μία από τις υπόλοιπες σημαντικές δουλειές της λίστας σου.

Βήμα #3: Οργάνωσε το χρόνο σου

Υπάρχουν πολλά στα οποία έχεις πει “ναι” και μάλλον δε θα έπρεπε να το κάνεις. Γι΄αυτό τώρα ίσως έχεις πιεστεί υπερβολικά. Προστάτευσε τη σημαντική σου δουλειά, αλλά και το χρόνο που αφιερώνεις στον εαυτό σου.

Θυμάσαι τη λίστα με όλα όσα δεν πρέπει να κάνεις; Αφιέρωσε λίγο χρόνο μέσα στην εβδομάδα για να απλοποιήσεις το πρόγραμμά σου, να μειώσεις τις δουλειές που έχεις να κάνεις, άρχισε να λες πιο συχνά όχι και αποδεσμεύσου από projects. Έτσι, θα μειώσεις το άγχος σου και θα βελτιώσεις την ψυχική σου υγεία.

Βήμα #4: Μείνε συγκεντρωμένος

Προσπάθησε για το υπόλοιπο της ημέρας να παραμείνεις συγκεντρωμένος, κάνοντας ένα πράγμα την φορά. Θα διαπιστώσεις ότι δεν είσαι τόσο φορτωμένος όσο νόμιζες και με τον τρόπο αυτό μπορείς να γίνεις περισσότερο αποτελεσματικός. Έτσι θα μπορείς να έχεις χρόνο και για τον εαυτό σου και την προσωπική σου ζωή. 


Η Μαρία Παπάζογλου είναι Πιστοποιημένη Career Coach και Life Coach, Εκπαιδεύτρια Στελεχών, NLP coach και ιδρύτρια του www.mentorascoach.com


Διάβασε ακόμα:

Μάθε Να Αναθέτεις Γιατί Κάνει Καλό!

3 Μυστικά Για Να Δουλεύεις Πιο Έξυπνα Και Όχι Πιο Πολύ

WORK SMARTER